Leerdoel 4.4

Aanleiding

Voor mijn actieonderzoek moet ik drie professionele kleinere evenementen gaan organiseren in Voorwinden Modemall. Ik heb hier nog geen ervaring mee en ik wil me daarom eerst gaan inlezen op het gebied van evenementen organiseren, vervolgens een evenement organiseren samen met een collega en uiteindelijk de laatste twee evenementen helemaal zelf organiseren.

Formulering leerdoel

Ik wil aan het eind van deze 20 weken zelfstandig een evenement kunnen organiseren in een kledingwinkel zodat het voldoet aan de verwachtingen van de doelgroep en doelstellingen van het evenement.

Huidig niveau

Voor mezelf heb ik wel eens een feestje of iets dergelijks georganiseerd, maar bedrijfsevenementen heb ik nog nooit georganiseerd. Mijn niveau start als een beginner.

Ambitieniveau

Mijn ambitieniveau is om op een zelfstandige en professionele manier een kleinschalig bedrijfsevenement te organiseren. Onder professionele manier wordt verstaan dat het evenement voldoet aan de verwachtingen van de doelgroep en de doelstellingen van het evenement zelf.

Acties

• Inlezen door middel van het boek effectief eventmanagement
• Evenement organiseren samen met Arno Pelle
• Zelf twee evenementen organiseren en feedback ophalen

Inlezen door middel van het boek effectief eventmanagement

PLAN

Als eerste ga ik beginnen met het inlezen over dit onderwerp. Dit boek is beschikbaar op de Xplora website van Avans Hogeschool. Hierdoor kom ik erachter wat er belangrijk is voor het organiseren van een evenement. Daarnaast maak ik gebruik van deskresearch om te kijken of ik achter extra stappen kom die ik nog niet in het boek gevonden had.

DO

Het was een erg interessant boek om te lezen. Naast dat de standaard gegevens over evenementen benoemd worden, gaan ze ook in op de laatste evenement trends en ontwikkelingen. Verder gaat het boek praktijk gericht te werk met 5 verschillende fases. Er komen in het boek zoveel programmaonderdelen aanbod dat ik nog niet van alle onderdelen had gehoord. Het gaat over zowel grote als kleinschalige evenementen. Ondanks dat mijn leerdoel over kleinschalige evenementen gaat, vind ik het erg interessant om ook de grootschalige evenementen te lezen. Dankzij de checklists en het stappenplan heb ik een houvast om in de volgende actie te beginnen met het organiseren.

CHECK

Omdat ik het boek voor beide afstudeeronderdelen nodig had, heb ik het boek uitgelezen binnen 5 weken. Ik vond het een erg interessant boek en ik heb altijd al evenementen organiseren interessant gevonden. Op internet had ik al wel eens de beknopte samenvattingen van evenementen organiseren gelezen, maar ik vond het super interessant om er een keer dieper op in te gaan.

ACT

Zoals ik bij DO al vermeld had, heeft deze actie mij een houvast gegeven om te starten met het echt te organiseren van de verschillende evenementen. Wel vind ik het spannend en ben ik enorm blij dat Arno Pelle mij met het eerste evenement ondersteund. De evenementen gaan we uitvoeren aan de hand van het stappenplan.

• Evenement organiseren samen met Arno Pelle

PLAN

Het evenement wat ik samen met Arno Pelle ga organiseren is een dubbel evenement. Arno Pelle is de eigenaar van Voorwinden. Zijn dochters hebben een kledingmerk die op het evenement komen bedrukken, daarnaast heeft hij nog een kennis in Spanje met zijn eigen rosé. Met deze rosé gaat een wijnproeverij gedaan worden. Arno helpt mij voornamelijk met het contact leggen met de twee bedrijven maar de organisatie zelf laat hij aan mij over. Verder komt hij kijken bij het evenement.

DO

Doordat de twee bedrijven vaker op evenementen staan wisten ze goed wat er verwacht werd. Wel merkte ik dat ik het enorm spannend vond of mensen de evenementen wel leuk zouden vinden en of er zelf mensen op af zouden komen. De evenementen werden een kwartier voor openingstijd opgebouwd en dit ging eigenlijk vanzelf. Vervolgens kwamen de eerste klanten binnen en die reageerde al enorm positief op het evenement. Toen zakte mijn spanning wel redelijk weg. Het evenement ging best goed en de checklist heeft me enorm geholpen.

CHECK

Aan het eind van het evenement ben ik alle resultaten door gaan bespreken met Arno. Hij vond dat alles in goede banen was verlopen en dat hij weinig toe te voegen had. Hij vertelde dat je kon merken dat de twee bedrijven al vaker evenementen gedraaid hadden en dat dit enorm goed meehielp. Daarnaast had ik volgens hem alles vooruitgedacht. Op den duur waren er alleen te weinig rosé glazen dus die hadden eerder afgewassen moeten worden. Dit zag ik te laat en had ik daardoor te laat doorgegeven maar over het algemeen was hij erg tevreden. Daarnaast heb ik interviews gehouden om feedback op te halen bij klanten die aanwezig waren bij het evenement. De feedback die ik heb verkregen is dat de muziek te hard was volgens mevrouw Bijersbergen. Daarnaast werd het door een aantal personen als druk ervaren. Verder kreeg ik positieve reacties op het evenement zelf.

ACT

Het eerste evenement ging goed. Met de feedback die ik gehad heb ga ik aan de slag om het volgende evenement beter te laten werken. Daarnaast blijft Arno Pelle mij helpen op het gebied van contacten voor het nieuwe evenement. Wel ga ik de volgende evenementen zelf het contact leggen met de desbetreffende bedrijven. 

• Zelf twee evenementen organiseren en feedback ophalen

PLAN

In overleg met Arno en onderzoek uit mijn scriptie zijn we tot de volgende evenementen gekomen. Met de connecties van Arno zijn de uiteindelijke bedrijven gekozen en heb ik het contact gelegd met beide bedrijven. Voor beide evenementen is de checklist weer afgegaan om twee kleinschalige bedrijfsevenementen te organiseren.

DO

Omdat er een actieonderzoek plaats vond en het ene evenement pas vastgesteld werd na de uitvoering van het andere evenement, kon ik mezelf op één evenement tegelijk focussen. Het eerste evenement werd een bakster die live de hapjes maakt en die vervolgens geproefd konden worden. Dit evenement liep automatisch en hoefde ik bijna niets aan bij te springen. Ik kon mezelf focussen tijdens dit evenement op het uitvoeren van interviews. De evenementen zijn wederom georganiseerd door middel van de fases uit het boek effectief eventmanagement. Het volgende evenement dat ik ging organiseren was een sneltekenaar. Hier kon ik me voornamelijk ook focussen op het afnemen van interviews. Bij beide evenementen was het contactleggen en duidelijke afspraken van tevoren het belangrijkste. De evenementen werden verder zelf geleid door de bedrijven.

CHECK

Arno Pelle is erg tevreden over de twee georganiseerde evenementen en hij is op organisatorisch niveau niet tegen iets echt aangelopen. Op het gebied van interviews heb ik wel nog wat feedback ontvangen. Het eerste evenement (bakster met hapjes) werd onpersoonlijk ervaren en het tweede evenement (sneltekenaar) had weinig connectie met Voorwinden zelf. Het bedrijf waar ik de evenementen voor georganiseerd heb. Wel heb ik bij beide evenementen geen overlast feedback meer gehad door middel van geluid of iets dergelijks. Daarnaast heb ik feedback gevraagd aan de bakster Roos hoe zij het contact met mij over het evenement vond gaan. Roos vertelde dat ze vond dat ik snel te bereiken was en veel informatie over het evenement gaf. Wel merkte ze op dat het in meerdere berichten verstuurd werd en dat ze het fijner had gevonden dat ze in één keer een duidelijke omschrijving had gehad. Ook merkte ze dat ik het af en toe spannend vond, maar zag ze dat in de loop van het evenement verdwijnen. Aan deze feedback heb ik zeker wat. In het vervolg zal ik beter letten op de compleetheid van een bericht voordat ik het daadwerkelijk ga versturen.

ACT

Uiteindelijk vond ik het niet zo spannend als ik gedacht zou hebben om de twee evenementen te organiseren. Door goede communicatie naar de bedrijven en binnen Voorwinden zelf ging het eigenlijk heel goed. Ik heb enorm veel zelfvertrouwen ontwikkeld op het organiseren van kleinschalige bedrijfsevenementen. 

Uitvoering

Over de uitvoering van dit leerdoel ben ik over het algemeen tevreden. Ik ben blij met het eindresultaat van de drie evenementen. Ik kan mezelf in het vervolg door ontwikkelen op het gebied van grote transacties. Naar aanleiding van de feedback die ik opgehaald heb in de interviews kan ik bevestigen dat ik heb voldaan aan de verwachtingen van de doelgroep en de doelstellingen van het evenement. De evenementen moesten namelijk zelfstandig uitgevoerd kunnen worden is bij alle drie de evenementen goed gelukt. 

Reflectie

Situatie: Drie evenementen organiseren op een manier zodat het voldoet aan de verwachtingen van de doelgroep en de doelstellingen van het evenement.

Taak: Voorbereiden, contacten leggen en het managen van het evenement op de dag zelf.

Actie: Ik ben begonnen met mezelf in te lezen op het gebied van evenementen organiseren. Dit heeft me echt geholpen omdat ik hierdoor een vast patroon had waar ik me aan kon houden. Ik vond het fijn dat ik eerst een evenement met begeleiding van Arno Pelle kon organiseren omdat ik hierdoor praktijkervaring had opgedaan voordat ik het helemaal zelfstandig moest doen. Vervolgens vond ik het zelfstandig organiseren leuk om te doen. Ik merk dat ik ook echt wel motivatie heb om grotere evenementen te organiseren.

Resultaat: Ik ben tevreden over het resultaat van dit leerdoel. Het heeft me zelfstandiger gemaakt omdat ik af en toe een probleem ervaarde en dit zelf op moest lossen. Bijvoorbeeld dat de glazen op waren bij de wijnproeverij. Hier heb ik snel op in proberen te spelen en dit heeft me hierop alerter gemaakt voor de volgende keer.

Reflectie: Dit leerdoel is mijzelf goed afgegaan. Wel zou ik de volgende keer, zeker bij grotere evenementen, wat meer tijd tussen de evenementen fijn vinden. Ik merkte af en toe tijdsstress om alles op tijd voor elkaar te krijgen. Verder zou ik het fijn vinden dat ik me het volgende evenement volledig kan focussen op het evenement en geen interviews hoef af te nemen. Dit gaf mij af en toe ook wat extra stress. Dit was natuurlijk voor mijn scriptie en de feedback op het evenement en nu wel van belang. 

Conclusie

Het is een geslaagd leerdoel met nog mogelijke doorontwikkelingen in de toekomst. Ik zou graag nog kleine evenementen buiten Voorwinden willen organiseren om ook in andere branches ervaring op te doen. Daarnaast zou ik steeds grotere evenementen willen organiseren waar je uiteindelijk ook echt een evenementteam hebt. 

Ontwikkeling na eerste inlever moment met betrekking tot deze actie

Na deze actie heb ik samen met mijn collega Monique het evenement naar Natan georganiseerd. De verdere foto's staan bij het vorige leerdoel. We hebben een bus geregeld waar iedereen in mee kon en ervoor gezorgd dat iedereen op tijd terug was die moest werken. Daarnaast heb ik het contact met Natan geregeld.

Daarnaast heb ik een teamborrel voor 40 man georganiseerd binnen Voorwinden.